Soziale Kompetenzen im Projektmanagement – entscheidend für den Erfolg

Projekte und Programme leiten heißt auch Teams und Einzelpersonen führen. Projektmanagement-Expertin Susanne Schwanzer erläutert, wie Sie mit lateraler Führung, effektiver Kommunikation und den richtigen Moderationstools die klare Zielausrichtung und die Qualität der Zusammenarbeit in Projekten verbessen. Denn: Soziale Kompetenz ist mitentscheidend für den Projekterfolg.

1. Ein gemeinsames Big Picture greift Befürchtungen auf und sorgt für Klarheit und Orientierung

In den meisten Projekten wird mittlerweile abwechselnd virtuell und in Präsenz zusammengearbeitet. Bedingt durch verteilte Standorte, regelmäßige Home Office-Tage einzelner Projektteammitglieder und verbesserte Kompetenzen beim Einsatz von digitalen Werkzeugen. Umso wesentlicher ist für die einzelnen Personen im Projektteam ein gemeinsames Grundverständnis ihres Vorhabens.

Das bedeutet nicht, im Projektteam komplett einheitlicher Meinung zu sein. Es ist jedoch wichtig, an jenen Stellen, die als Knackpunkte identifiziert wurden, das große Ganze immer wieder vor Augen zu führen. Ein Big Picture und darauf basierend ein geteiltes Verständnis: Wodurch wird der Erfolg des Projekts unterstützt? Wovon bedroht? Wovon hängt er ganz stark ab? Wo können wir noch Inhalte, Termine oder Ressourcen anpassen? 

Am Anfang, beim Startprozesses – spätestens im Kick-off – müssen Befürchtungen und Bedenken, die „unter dem Tisch“ mäandern auf den Tisch gelegt werden. Viele Projektleitungen scheuen sich, diese anzusprechen, weil sie nicht wissen, wie sie geäußerte Skepsis und Kritik aufgreifen können. Dafür gibt es geeignetes Moderationswerkzeug. Nur wer kritische Fragen zulässt, kann sie aufgreifen, beantworten und so das gemeinsame Verständnis vertiefen. Fehlende Klarheit über Ziele und und „unterlassenes“ Team Building sind die zwei Faktoren, an denen Projekte – laut einer Befragung unter 2.000 Projektleitenden – am häufigsten scheitern. Das bedeutet umgekehrt: Soziale Kompetenz ist entscheidend für den Projekterfolg, denn damit sorgen sie für den Zusammenhalt und die klare Ausrichtung.

Einfache Bilder wie „der Weg, der vor uns liegt“ (samt Stolpersteinen, schwierigem Gelände, aber auch Quellen und Rastplätzen) oder ein Rahmen (der zeigt, was Teil des Projekts ist versus was nicht dazugehört) eigenen sich als kompakte Visualisierung. Sie ermöglichen, Aussagen und Fragen entlang des Weges zuzuordnen. So werden aus Zweifeln und Befürchtungen Klarheit und Orientierung!

2. Effiziente Zusammenarbeit funktioniert, je klarer Spielregeln vereinbart – und gelebt – werden

Erwartungen an die Zusammenarbeit im Projekt unterscheiden sich oft erheblich, selbst zwischen jenen Personen, die bereits im Unternehmen oder in früheren Projekten zusammengearbeitet haben. Was also gilt jetzt, hier, in diesem Projekt? Wie definieren wir Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten? Wie grenzen wir an den Schnitt- bzw. Nahtstellen die Aufgaben ab? Wie gehen wir mit dem Thema Vertretung um? Wie schaffen wir es, den in aller Regel sehr sportlichen Zeitrahmen einzuhalten, und die Fortschritte zu strukturieren, ohne Flaschenhälse zu produzieren? Tools aus dem Agilen Projektmanagement helfen, Planung und Controlling zu flexibilisieren – auch dann, wenn noch klassisch mit Meilensteinen und Arbeitspaketen statt mit Sprints und Kanban-Boards gearbeitet wird. Methoden und Werkzeuge aus dem agilen Projektmanagement können durchaus mit der traditionellen Methodik verschmolzen werden.

Essenziell sind Spielregeln. Wobei es nicht genügt, diese einmal zu vereinbaren. Dasselbe wiederkehrende Controllen inkl. Sanktionen, das es für die Fortschrittskontrolle braucht, ist auch für das soziale Miteinander und die Einhaltung der vereinbarten Spielregeln notwendig. 

3. Meetings sind zentral, um das Verständnis zu erneuern, Probleme und Konflikte zu lösen sowie um zu tragfähigen Entscheidungen zu gelangen

Digitale Projektmanagement Werkzeuge und der Zugriff über Clouds sorgen dafür, dass sie auch außerhalb von Jour fixes inhaltliche Fortschritte kleinteilig monitoren und Leistungen, Termine und Ressourcen controllen können. Onlineabfragen und elektronische Whiteboards unterstützen, wenn Projektmeetiings online finden. Auch hier gilt aber, dass die Soziale Kompetenz  entscheidend für den Projekterfolg ist. „A fool with a tool is still a fool.“ Ohne Moderations Know-how nutzt Ihnen das beste Abfrage-,  Diskussions- oder Abstimmungswerkzeug nichts.  

Um mögliche Konflikte frühzeitig zu erkennen und gegensteuern zu können, eignen sich 360°-Abfragen mit Skalenabfragen oder Spinnennetzdiagrammen. Diese können Sie in Meetings als Ausgangspunkt nehmen, um (Miss)-Stimmungen und Konflikte aufzugreifen und nach Ideen und Lösungen für akute Probleme  zu suchen. Eine gute Projektleitung sollte auch in der Lage sein, ein rasches Meinungsbild unter allen Anwesenden herzustellen. Moderationswerkzeug hilft auch hier, um Diskussionen effizient zu leiten, sodass dennoch alle relevanten Sichtweisen einbezogen werden. Hilfreich ist auch Wissen und Werkzeug, um im Team tragfähige Entscheidungen zu treffen. Auch hier gibt es ebenso ausgeklügelte wie effiziente Methoden jenseits von Hand-hoch-Abstimmungen.